Delegování je silnou zbraní úspěšného manažera. Chcete se naučit efektivněji delegovat? Víte, jak nenásilně zapojit váš tým do diskuze o čem, kdo a jak bude rozhodovat? Anebo jen chcete vyzkoušet něco nového, zábavného a užitečného? Zahrajte si s vaším týmem Delegation Poker!
Cílem aktivity Delegation Poker je vyjasnit si navzájem se členy týmu kdo za co bude odpovědný a jakým způsobem bude probíhat rozhodování a komunikace. Výstupem je delegovací mapa, což je v podstatě tabulka, která přehledně znázorňuje pro každou důležitou situaci či scénář jaká úroveň delegování bude aplikována, kdo konkrétně ponese odpovědnost. Delegovací mapa není statická záležitost, můžete ji v případě potřeby měnit či doplňovat. Delegation Poker vám umožní zapojit všechny členy týmu, dát jim možnost ovlivnit nastavení řízení vaší organizace a přitom si také vyjasnit společně hodnoty a postupy. Mnoho týmů po celém světě hrají Delegation Poker i bez počítání bodů právě proto, že jim umožňuje velmi elegantně zahájit týmovou diskuzi o tom, kdo by měl co dělat.
Delegování je proces
Delegování není něco, co se dá správně vyřešit extrémně rychle, takzvaně “přes noc”. Delegování není o tom, zda “všechno nebo nic”. Mezi diktátorem a anarchistou se nachází mnoho “odstínů šedi”. Nejde o to předat něco někomu jinému a zapomenout na to. Delegování je proces kdy postupně, krok za krokem, kontrolovaným způsobem předáváte odpovědnost jiným lidem. Delegování závisí také na kontextu. Chcete-li delegovat co nejvíce, ale jste od kýženého stavu ještě příliš daleko, může se rozvinout chaos.
Sedm úrovní delegování
Pro aktivitu Delegation Poker potřebujete pouze jednoduchou pomůcku (delegovací karty) a nastavit si pravidla hry. Delegovací karty nabízí 7 úrovní delegování podle toho, kdo a jak se rozhoduje: manažer (úrovně 1 až 3), společně (úroveň 4) nebo spolupracovníci či týmy (úrovně 5 až 7). Pojďme si jednotlivé úrovně blíže představit a ukázat si je pro názornost na příkladech z rodinného života.
Úroveň č. 1 | Sdělit: Manažer informuje o svém rozhodnutí
Udělám rozhodnutí na základě kritérií, které jsou dle mého názoru vhodné. Následně toto moje rozhodnutí oznámím týmu.
Příklad: Rozhodnutí o jídle, které si chci dát na oběd v restauraci. Vyberu jídlo a moje rozhodnutí prostě oznámím. Neberu v potaz názory ostatních.
Úroveň č. 2 | Obhájit: Manažer přesvědčuje tým o svém rozhodnutí
Udělám rozhodnutí a poté jej týmu detailněji vysvětluji, uvádím důvody, které mě k tomuto rozhodnutí vedly a proč si myslím, že je to nejvhodnější řešení.
Příklad: Svým dětem dávám měsíční kapesné v určité výši. Vysvětlím jim, proč si myslím, že tato konkrétní částka je dostačující a férová.
Úroveň č. 3 | Poradit se: Manažer se poradí s týmem a pak rozhodne
Udělám rozhodnutí, ale předtím se poradím s týmem a vyslechnu si jejich různé názory a návrhy řešení.
Příklad: Chci uspořádat rodinnou oslavu v restauraci. Prodiskutuji se členy rodiny jejich očekávání, názory a návrhy. Poté se rozhodnu pro konkrétní restauraci a určím čas, kdy oslava začne.
Úroveň č. 4 | Odsouhlasit: Rozhodnutí je učiněno společně dohodou
Rozhodnutí je učiněno společně. Může to být dohodou, souhlasem většiny, hlasováním či jinak, ale rozhodnutí je vnímáno jako společné.
Příklad: Na jaký film si jako rodina zajdeme zítra do kina? Rozhodneme se společně.
Úroveň č. 5 | Inspirovat: Manažer poskytuje radu, tým se rozhoduje
Na této úrovni začíná delegování. Mohu vyjádřit své preference a možná kritéria, která by se měla brát v potaz, ale rozhodnutí učiní tým nebo spolupracovník, na kterého deleguji tuto kompetenci. Rozhodnutí mohu ovlivnit, ale vlastní rozhodnutí činí někdo jiný. Pokud ne, pak pokrytecky implementuji úroveň 3.
Příklad: Moje dcera se rozhoduje, jakou vysokou školu bude studovat. Mohu jí dát radu, klást koučovací otázky, ukazovat možné scénáře či jinak se ji snažit ovlivnit, ale vlastní rozhodnutí je čistě na mé dceři.
Úroveň č. 6 | Reportovat: Rozhoduje tým, manažer je informován
Toto je vyšší úroveň delegování. Nevyjadřujeme ani své preference, chceme být jen následně informováni o rozhodnutí. Jakmile padne rozhodnutí, které učiní tým nebo spolupracovník, na kterého deleguji tuto kompetenci, zeptám se na výsledek rozhodnutí, případně o něm budu automaticky informován. Mohu se také zeptat na detaily rozhodnutí a použitá kritéria, abych se mohl přesvědčit, že to byla nejlepší volba.
Příklad: Když moje dítě (ve věku teenagera) jde večer s přáteli ven a rozhodnou se, kam půjdou, tak se jen zeptám, kam mají namířeno, případně kdy se vrátí domů.
Úroveň č. 7 | Delegovat: Kompetence je plně v rukou týmu
Toto je nejvyšší úroveň delegování. O rozhodnutí ani nepotřebuji být informován. Jsem v pohodě, o podrobnosti se nestarám. Díky tomu mám o jednu starost méně.
Příklad: Situace, kdy moje dítě je už ve věku, že si své oblečení vybírá zcela samo.
Pravidla hry Delegation Poker
Nejtěžší bývá začít. Takové pocity lidé obvykle mívají, když stojí před něčím novým. V této fázi si klademe otázky jako například: Jak začít delegovat? Jaké očekávání mají spolupracovníci ohledně rozhodování, která očekávají ode mě a která by by chtěli dělat sami? Jsou dostatečně připraveni na to, abychom jim mohli svěřit odpovědnost? V případě Delegation Pokeru se vůbec nemusíte ničeho bát. Uvidíte, že budete pozitivně překvapeni, jak vaši spolupracovníci tuto aktivitu přijmou a co vše podnětného se dozvíte. A hlavně, vám to pomůže učinit první krok pro správné a efektivní delegování.
Ke hře budete potřebovat delegovací karty. Je jich sedm a můžete si je zdarma stáhnout a vytisknout na kancelářské tiskárně. Každému účastníkovi aktivity připravte těchto sedm karet, aby měl k dispozici kompletní hrací sadu.
Delegation Poker je ideální hrát tak, aby v jedné skupině hráčů nebylo více než 7 lidí. Pokud máte větší tým, rozdělte jej do více skupinek.
Než začnete hrát, nejprve každému hráči rozdejte jednu sadu delegovacích karet (aby mohli při hře vybírat ze sedmi úrovní delegování) a vysvětlete účel a princip hry, a také jednotlivé úrovně delegování (můžete k tomu využít popis, který je uveden výše v tomto článku).
Aby všichni účastníci hru správně pochopili, vyzkoušejte si společně hru nejprve nanečisto. Doporučujeme zvolit nějaké všem srozumitelné a nekonfliktní téma. Například kdo by měl být odpovědný za doplňování kávy do společně využívaného kávovaru, nebo jak by mělo probíhat rozhodování o termínech letní dovolené. Pokud je princip hry všem jasný, můžete pokračovat.
Nyní přichází důležitý moment, kdy se dohodnete, která témata či situace budete chtít z pohledu rozhodování a delegování společně řešit. Pro začátek doporučujeme, aby tato témata identifikovali sami členové týmu, například v rámci rychlého brainstormingu. Podle času, který jste si na hraní Delegation Pokeru vyčlenili, zvolte konkrétní témata, kterým se budete nyní společně věnovat. Pro jednu hru doporučujeme maximálně 10 témat, aby to účastníky neunavilo a těšili se na pokračování.
Nyní jeden z účastníků nahlas přečte název prvního tématu a popíše situaci či scénář svými slovy, z vlastní zkušenosti, krátkým příběhem.
Poté moderátor diskuze vyzve všechny účastníky, aby se zvé sady sedmi delegovacích karet vybrali jednu, která podle jejich názoru popisuje potřebnou úroveň delegování pro dané téma. Ponechejte hráčům malou chvíli na přemýšlení (maximálně 1 minutu), aby si mohli rozmyslet, jaká úroveň delegování by v dané situaci byla nejvhodnější. Možná někdo upřednostňuje, aby rozhodnutí přijímal manažer, ale chtěl by být informován o použitém odůvodnění (úroveň č. 2). Možná si někdo myslí, že je způsobilý učinit rozhodnutí sám, ale manažer by měl být o rozhodnutí informován poté, co bude učiněno (úroveň č. 6). Možná si někdo myslí něco jiného, zkrátka názory mohou být různé. Následně hráči své vybrané karty položí doprostřed stolu lícovou (potištěnou) stranou dolů. Jakmile tak učiní všichni hráči, moderátor karty otočí lícem nahoru, aby všichni viděli, co tyto vyložené karty obsahují.
A zde začíná zábava! S největší pravděpodobností nebudou vyložené karty všechny stejné. A proto je nyní potřeba začít o tom společně diskutovat. Nejprve by měli hráči, kteří vyložili kartu s nejmenší a největší hodnotou, sdělit ostatním, proč tuto kartu zvolili. Následně by měli nahlas sdělit svůj názor či komentář i ostatní hráči. Cílem diskuze je dosáhnout společného rozhodnutí (jedmomyslného či většinového, to záleží na vás) o nejvhodnější úrovni delegování pro daný scénář. Celý tým musí společně porozumět tomu, kdo by měl v každém scénáři rozhodovat a nést odpovědnost. Tato společná diskuze má velkou hodnotu, možná dojde k objasnění, možná se z ní vyloupne nový scénář. Každopádně uvidíte, jak tým vidí své role. Všichni společně dosáhnou rozhodnutí o nejvhodnější úrovni delegování pro daný scénář. Diskuzi k jednomu tématu se snažte moderovat tak, aby každý účastník měl příležitost dostatečně sdělit svůj názor, ale zároveň také, aby se diskuze zbytečně neprotahovala a necyklila. Pro jedno téma je ideální čas diskuze maximálně 10 až 15 minut. Přeci jen je to hra, tak ať to frčí a kolem vás se vytvoří energizující atmosféra.
Tuto diskuzní část Delegation Pokeru můžete hrát i jinak, například tímto způsobem: Po otočení karet lícem vzhůru dejte bokem karty, představující “nejnižší menšinu” (jedna karta s nejnižší bodovou hodnotou) a “nejvyšší menšinu” (jedna karta s nejvyšší bodovou hodnotou). Jako facilitátor diskuze sdělte, že tyto karty (názory) jsou v menšině a představují určité extrémy, a proto by neměly významně ovlivnit společnou diskuzi. Vysvětlete hráčům, že ze dne na den není vhodné přejít z velmi nízké úrovně delegování na nejvyšší úroveň, anebo naopak, protože proces delegování je postupným procesem učení. Nicméně dejte hráčům, kteří tyto menšinové karty zvolili, krátký časový prostor, aby nahlas odůvodnili svou volbu. Hlavní společná diskuze se pak ale bude točit kolem delegačních úrovní karet, zvolených ostatními hráči. Tímto přístupem se jako facilitátor diskuze můžete vyhnout tomu, aby určití lidé nevybírali vždy nejnižší nebo nejvyšší úroveň delegování. Například vedoucí projektu se může bát ztráty kontroly, a proto zvolí kartu s nejnižší úrovní delegování. Opačným extrémem je příklad, kdy jeden člen týmu zvolí nejvyšší úroveň delegování a nikdo další jeho názor nesdílí. V případě, že si kartu s nejnižší a/nebo nejvyšší úrovní delegování vybere více členů týmu, jejich karty zůstávají ve hře a jimi zvolená úroveň delegování bude součástí společné diskuze. Cílem hry je získat společný souhlas. Pokud se shoda nedaří najít, doporučujeme, aby proběhlo nové kolo hlasování pro zvolený scénář. Toto nové kolo hlasování (vyložení karet na stůl) můžete udělat ihned, případně odložit na příště. Zásadní je vzájemné porozumění a pozitivní atmosféra hry.
Poté přichází na řadu další téma a celý postup se opakuje. Tedy někdo představí téma, ostatní se po krátkém rozmyšlení rozhodnou pro konkrétní kartu a tu vyloží na stůl. Jakmile všichni vyloží kartu, karty se obrátí a probíhá diskuze.
Nezapomeňte na závěr každé diskuze k jednotlivým tématům zapsat výsledek. K tomu slouží delegovací mapa.
Předtím, než se účastníci hry rozejdou, doporučujeme udělat “kolečko” a vyzvat každého, aby sdělil nahlas svou zpětnou vazbu k dnešní hře. S velkou pravděpodobností tímto krokem získáte podněty, jak vaši společnou aktivitu ještě vylepšit, a identifikujete další témata ke společné diskuzi.
Stáhněte si delegovací karty a delegovací mapu
Chcete si zahrát Delegation Poker? Potřebujete tedy delegovací karty. Zde si je můžete zdarma stáhnout: Delegovací karty (PDF, 425 kB). Poté si je vytiskněte na kancelářské tiskárně, rozstříhejte nůžkami a můžete začít hrát.
Výsledky hry průběžně zapisujte do delegovací mapy. Zde si ji můžete zdarma stáhnout: Delegovací mapa (PDF, 280 kB) Do prvního sloupce tabulky vepisujte konkrétní scénáře, které diskutujete. Výstupy z diskuze zaznamenejte do příslušného sloupce tabulky, podle toho na jaké úrovni delegování jste se společně pro konkrétní scénář dohodli. Doporučujeme připsat také jméno odpovědné osoby nebo týmu, případně i další důležité komentáře.
Závěrem
Delegování je kontextová záležitost, nikoliv binární. Je zřejmé, že v závislosti na kontextu může důvěra ve spolupracovníka či dopad konkrétního rozhodnutí oscilovat na několika úrovních. Skutečnost, že některá rozhodnutí jsou na delegační úrovni č. 1, neznamená diktaturu; jednoduše, vzhledem k času, úsilí, relevanci a dostupnosti informací nemusí nutně zahrnovat někoho jiného. A rozhodnutí na delegační úrovni č. 7 neznamená anarchii; jednoduše věříme našim spolupracovníkům a plně delegujeme odpovědnost za rozhodnutí, aniž bychom museli znát detaily.
I když mají různé firmy různou velikost, kulturu a úroveň centralizace, využití výše popsaných sedmi úrovní delegování je v profesionálním prostředí relativně jednoduché a fungující. Důležitým předpokladem však je, že jako manažeři jsme odhodláni a máme zájem delegovat ze dvou důvodů: (1) pomoci našim spolupracovníkům růst, (2) vytvořit si čas na jiné činnosti, které přinášejí větší hodnotu.
Držíme vám palce, aby se vašemu týmu hra Delegation Poker zalíbila a aby vám všem přinesla nejen pozitivní zážitky, ale především impulzy, které budou mít pozivitní dopady na váš tým a vaši firmu. Budeme rádi, pokud se s námi podělíte o vaše zážitky z hraní Delegation Pokeru.